Työpaja etänä – miten siitä selviää kunnialla?

Espoon Keilaniemenrannassa on käynnissä monialainen aluekehityshanke, jossa Sitowise on mukana useassa roolissa. Suuressa hankkeessa aikatauluista kiinni pitäminen on tavallistakin tärkeämpää, jotta kokonaisuus pysyy hallinnassa.

Hankkeeseen oli suunniteltu suuri työpaja maaliskuulle, juuri siihen ajankohtaan, kun koronavirus asetti maamme ja työmme tekemisen poikkeustilaan. Virus muutti suunnitelmia, mutta ei perunut niitä. Muutaman kymmenen osallistujan työpaja toteutettiin Teamsin kautta.

Ennakkovalmistelut suuressa roolissa virtuaalityöpajan läpiviennissä

Virtuaalisen työpajan järjestäminen ja siihen osallistuminen oli lähes kaikille uutta. Tilannetta punnittiin tarkasti ja harkittiin erilaisia toimintatapoja. Tässä parhaat käytäntömme, otahan ne omaan käyttöösi!

Huolelliset ennakkovalmistelut

Ryhmien vetäjät ohjeistettiin hyvin. He saivat etukäteen omien ryhmiensä osallistujien tiedot, jotta pystyivät kutsumaan ne koolle ryhmätyöskentelyn ajaksi. Tässä työpajassa käytettiin ennakkotehtävää, jonka avulla ryhmätöiden vetäjille esivalmisteltiin taulukot, joihin he kirjaisivat ryhmäkeskustelujen tuloksia.

Toimintatapa työpajan aikana

Osallistujat liittyivät kalenterikutsuna saamaansa Teams-kokoukseen, jossa työpaja alustettiin. Tämä kalenterikutsu oli koko tilaisuuden pituinen, alkusanoista loppukiitoksiin.
Kahvitauolla osallistujat siirtyivät aamun tilaisuudesta aiemmin saamiensa kalenterikutsujen mukaisesti pienempiin ryhmiin. Ryhmien vetäjät olivat lähettäneet ryhmätyövaiheen kalenterikutsut Teams-kokoukseen vain omalle ryhmälleen, joten vääriin ryhmiin ei päästy eksymään.
Ryhmätöiden jälkeen vetäjät ohjeistivat osallistujat siirtymään kahvitauon aikana takaisin yhteiseen Teams-kokoukseen, jossa ryhmätyöt purettiin ja loppukeskustelut käytiin yhdessä.

Järjestelyjen tulee olla niin yksinkertaiset ja selkeät, että jokainen osallistuja pystyy niissä onnistumaan. Keep it simple!

-Taru Hanski, työpajan moderaattori ja infrasuunnittelun varaprojektipäällikkö

Onnistunnut työpaja muuttaa tulevaisuuden työtapoja

Työpaja onnistui yli odotusten. Perinteiseen kasvokkain järjestettävään työpajaan verrattuna työskentely oli täsmällisempää ja rauhallisempaa. Myös kahvi- ja vessajonoilta vältyttiin. Osallistujat kiittelivät työpajan selkeyttä.

Järjestäjän näkökulmasta virtuaalinen toteutus helpotti loppuraportointia huomattavasti sähköisten alustojen takia. Työnkulku ja tekniikka toimivat hienosti ja onnistuminen rohkaisee hyödyntämään virtuaalista työpajaa jatkossakin. Myös silloin, kun arkemme asetuu takaisin uomiinsa ja pääsemme palaamaan totuttuihin toimintamalleihin.