Miten tehdä taloyhtiöstä vastuullisempi? Lue vinkkimme

Taloyhtiön kehittäminen vastuulliseksi vähentää usein kustannuksia pitkällä aikavälillä, parantaa asumisen viihtyisyyttä sekä tekee hyvää ympäristölle. Näillä vinkeillä voit huomioida vastuullisuuden taloyhtiön arjessa.

Menestyksellinen suunnittelu hankkeen alkuvaiheessa

- Peruskorjaushankkeet tulisi aina käynnistää hankesuunnitteluosiolla. Hankesuunnitelman myötä hallituksen sekä yhtiön osakkaiden on helpompi päättää yhtiön tulevaisuudesta ja investoinneista selkeisiin faktoihin perustuen, kertoo yksikönjohtaja Tommi Pilli Sitowiseltä. Taloyhtiön vastuullisissa kehityshankkeissa erinomainen hankesuunnitelma vastaa kysymyksiin:

• MIKSI - Rakenteiden ja järjestelmien nykykunto ja korjaustarpeet on tärkeätä olla tiedossa päätöksentekoa varten riittävällä tarkkuudella. Pohjatiedot kuten kuntotutkimukset ja haitta-ainekartoitukset on oltava kunnossa, jotta korjaukset perustuvat tutkittuun tietoon. 
• MITEN - Mitä kaikkia korjausvaihtoehtoja on olemassa? Mikä on kokonaisuuden kannalta järkevin tapa korjata? Korjausvaihtoehtoja kannattaa tarkastella korjauskokonaisuuksina ja on hyvä huomioida myös hankkeen laajenemiseen liittyvien riskien hallinta.
• MILLOIN - Vuodenajat, asumishaitan kesto, riskienhallinta ja kustannusten optimointi kannattaa huomioida hankkeen ajoittamisessa.
• MITÄ MAKSAA - Kokonaiskustannusten tarkastelua kannattaa tehdä monelta eri kantilta ja huomioida epävarmuudet sekä yllättävät lisäkustannukset projektin etenemisessä. Kannattaa myös miettiä, millaisiin ratkaisuihin lainoitus riittää.
• VASTUULLISUUS - Väheneekö energiankulutus hankkeen myötä? Ovatko valitut ratkaisut ja tuotteet ekologisia ja mikä on niiden hiilijalanjälki? Mitkä ovat materiaalien kierrätysmahdollisuudet? Miten hankkeessa viestitään mahdollisimman avoimesti ja ymmärrettävästi? Voidaanko asumista tiivistää lisärakentamisella?
• ILMASTONMUUTOS - Huomioidaanko esitettävissä ratkaisuissa ilmastonmuutoksen aiheuttamat haasteet kiinteistöjen ulkovaipoille, kuten lisääntyvät sään ääri-ilmiöt; tuulet, viistosateet, lämpötilojen vaihtelut?

Avoin ja selkeä viestintä hankkeen kaikissa vaiheissa

Avoin ja selkeä viestintä hankkeen kaikissa vaiheissa helpottaa hankkeen läpimenoa suunnittelusta vastaanottoon. Tärkeitä viestinnän kanavia taloyhtiössä ovat kasvotusten tapahtuvat esittelytilaisuudet hankesuunnittelu- sekä toteutussuunnitteluvaiheessa. Hankesuunnittelu alkaa aina asukaskyselyllä, jossa kartoitetaan asukkaiden näkemyksiä ja toiveita. On tärkeää, että osakkaat saavat esittää mielipiteitään ja kysyä hankkeen vaihtoehdoista, yksityiskohdista ja vaikutuksista asumiseen.

Hankesuunnitelmasta tulisi aina varsinaisen hankesuunnitelmaraportin lisäksi tehdä muutaman sivun selkeä kaikille osakkaille jaettava kooste, minkä perusteella hankkeen kokonaisuuden sisäistäminen olisi mahdollisimman helppoa. Hankkeen tiedotustilaisuudet on hyvä pitää yhtiökokouksista erillisinä tilaisuuksina ja nimensä mukaisesti niissä on syytä keskittyä hankkeen viestintään, ei päätöksentekoon.

Hankkeisiin liittyvän viestinnän tulee olla ymmärrettävää ja selkokielistä.

Suunnittelijoiden tulisi muistaa, että kaikki eivät ole insinöörejä tai arkkitehteja. Viestintää tulee tehdä useammalla tasolla ja aktiivisesti, ja on varmistettava, että myös taloyhtiön hallituksella on hankkeen kaikki oleelliset tiedot.

Tommi Pilli, korjausrakentamisen yksikönjohtaja, Kymenlaakso, Sitowise

Tiedotustilaisuuksien koostemateriaalit tulee saada osakkaille jakoon tutustuttavaksi ennen tilaisuuksia. Mitä paremmin viestintä tavoittaa osakkaat ja asukkaat sekä antaa vastauksia heidän kysymyksiinsä hankkeesta sen alkuvaiheessa, sitä varmempaa on hankkeen edistyminen suunnitelmallisesti urakoinnin päätöksenteossa. Näin hankkeen alkuvaiheen suunnitteluun käytetty aika ja merkittävät taloudelliset satsaukset eivät valu hukkaan.

Kiinteistöjen ylläpidossa data ja sen ymmärtäminen mahdollistaa vastuullisuuden

Taloyhtiöt tarvitsevat dataa kestävän päätöksenteon tueksi. Ilman dataa, esimerkiksi energiatehokkuutta ei voi mitata ja ilman mittaamista ei taloyhtiön toimintaa pysty johtamaan tietoperusteisesti.

- Taloyhtiöt voivat hyödyntää toimintansa kehittämisessä laajasti erilaisia datalähteitä kuten rakennusautomaatiota, lämpötila- ja paineantureita, IoT-laitteiden keräämää dataa, energiamittareita ja huoltokirjajärjestelmiä. Datan hyödyntäminen auttaa esimerkiksi optimoimaan asumisolosuhteita sekä säästämään energiaa reaaliaikaisen seurannan avulla, kertoo digitaalisen kiinteistöjohtamisen asiantuntija Janne Enkama Sitowiseltä. 

Datan haltuunotossa kannattaa edetä seuraavin askelin:

• Tunnistamalla nykyiset datalähteet. Mitä kiinteistöissä on jo tarjolla? Mistä saadaan tietoa?
• Määrittämällä tavoitteet datan hyödyntämiselle. Mitä tarpeita yhtiössä on ja miten data voisi tukea näitä tavoitteita?
• Tarkastamalla nykyiset sopimukset. Palvelu- ja toimittajasopimukset kannattaa käydä läpi ja tarkistaa, millaisia velvoitteita tiedon keräämisestä ja jakamisesta on kirjattu. Sopimuksiin kannattaa kirjata mitä raportoidaan ja miten usein, mitä dataa halutaan ja missä formaatissa. Palvelusopimuksissa kannattaa myös miettiä vastuullisuutta: saako siivouksessa käyttää kemikaaleja, kiinteistöhuollossa käytetään akku- ja sähkökäyttöisiä työkaluja ja niin edelleen.
• Varmistamalla, että huoltokirjassa on riittävät tiedot ja että se tuottaa yhtiölle relevanttia dataa.
• Määrittämällä sopimukset vastaamaan parhaalla tavalla tavoitteita.

Taloyhtiölle tulisi laatia tiedonhallinta- ja vastuullisuussuunnitelma tai -strategia, jossa nämä asiat ovat selkeästi kirjattuina.

Purkaa, säilyttää vai korottaa? Tarkastele kriittisesti vaihtoehtoja

Miten korjaaminen näkyy hiilijalanjäljessä? Onko korjaaminen vastuullista vai kannattaako rakentaa kokonaan uusi? Miten korotusrakentaminen voi hyödyttää taloyhtiötä? Arvioinnissa on otettava huomioon monipuolisesti erilaisia muuttujia liittyen esimerkiksi rakentamisvaiheeseen, purkamiseen ja siitä aiheutuvaan jätemäärään, liikenteeseen, energiankulutukseen ja asukasmäärään. Kriittinen tarkastelu eri kehittämisvaihtoehtojen välillä on aina tarpeellista.

Lisä- ja täydennysrakentamishankkeissa ensimmäinen askel on päättää, että lähdetään selvittämään mahdollisuuksia rakentamisen toteuttamiselle. Vaihtoehtojen huolellinen selvittäminen ja valmistelu alkuvaiheessa kannattaa. Päätöksenteossa on huomioitava useita seikkoja ja tarvittavat pohjatiedot kuten kannattavuusanalyysit, palotarkastelut, kantavuustarkastelut ja pohjatutkimukset on oltava kunnossa. Myös lisärakentamisen potentiaali on tärkeä pohjatieto. Yhtiöllä on oltava ymmärrys ja selkeä tahtotila lisä- tai täydennysrakentamishankkeen toteuttamiseen.

Taloyhtiön vastuullisuutta käsiteltiin syyskuun lopussa Isännöintiliiton ja Sitowisen järjestämässä tapahtumassa. Katso esitysten tallenteet Sitowisen YouTube-kanavalla.