Kuinka moni meistä on istunut kokouksessa kuuntelemassa ryhmän esitystä vaikkapa projektitapahtumista tai kehitystilanteesta ja mielessään todennut, että eihän tuosta ymmärrä mitään tai ei saa kokonaiskuvaa tai käsitystä koko asiasta? Olenkohan minä ainoa joka ei nyt ymmärtänyt tai saanut langan päästä kiinni, joten kehtaanko nyt esittää kysymyksen "...anteeksi, mutta hieman jäi auki tämä iso kuva missä mennään ja mitä on tähän mennessä tehty?"

Vastasit varmasti kyllä kuten minäkin. Paljon on Kymijoessa vettä virrannut, ennen kuin on uskaltanut ja voinut todeta, että ellen minä tuosta mitään ymmärtänyt, niin ei täällä moni muukaan ymmärtänyt. Kuulostaako tutulta? 

On varmasti olemassa hyvin monimutkaisiakin asioita, joita ei vain voi eikä pysty yksinkertaistamaan niin, että kaikki kuulijat ymmärtäisivät.

Väitän kuitenkin, että suurin osa työaikamme laajoista ja näennäisesti monimutkaisistakin asioista on mahdollista esittää niin, että kuulijakunta - ja mikä parasta, myös itse - ymmärtää ison kuvan ja tavoitteet selkeästi. Asia ei ole niinkään sidottu siihen, että suuria määriä tietoa ja tapahtumia on olemassa ja käynnissä, vaan siitä miten me kykenemme ne purkamaan pienempään ja selkeämpään muotoon, jonka jokainen voi ymmärtää ja luoda kokonaiskäsityksen. Ehkä ennemminkin tulisi sanoa, että miten kykenemme pilkkomaan monimutkaisuuden riittävän suuriin ymmärrettäviin kokonaisuuksiin.

Ymmärrettävä suurempi kokonaisuus voi siis sisältää lisää pienempiä ymmärrettäviä kokonaisuuksia, mutta ne ovat loogisia osaelementtejä selkeässä kokonaisuudessa, joita voidaan hallita ja ymmärtää, kuten edellä esitettyjä suurempia kokonaisuuksia. Näin on saavutettu tila, jossa suuri ja jopa hallitsemattomalta tuntunut suuri informaatiomäärä on pilkottu pienemmiksi ymmärrettäviksi ja hallittaviksi osiksi. On mielenkiintoista, että sama pätee kaiken kokoisiin projekteihin tai millä nimellä niitä kutsutaankin ja jokainen suurenkin projektin osa on hallittavissa ja johdettavissa erikseen ja yhdistettävissä taas jälleen loogiseen kokonaisuuteen.

Ihmisellä on usein taipumus ryhtyä suunnittelemaan ja organisoimaan asioita hyvinkin monimutkaisesti jolloin hän uppoaa informaation sekamelskaan entistä syvemmälle ja josta ei ole helposti paluuta selkeyteen ja yksinkertaisuuteen ainakaan omin voimin. "Keep it simple" -ajatus siis unohtuu usein jo alkumetreillä.

Täysin vastaava asia on se, että yksilö ei kykene näkemään muunlaisia ratkaisumalleja tekemisistään, koska on liian lähellä.

Asiat ovat oikein juuri niin kuin olen sen siihen esittänyt tai suunnitellut, paluuta ei ole. Kuulostaako taas tutulta? 

Ratkaisumallit ovat kaikille tuttuja ja yksinkertaisia, mutta niitä käytetään edelleen liian vähän; projektien tai vastaavien suurien kokonaisuuksien hallinnassa ja suunnittelun alkuvaiheessa - vaikkapa hankesuunnittelu - tarvitaan enemmin workshop- ja aivoriihitoimintaa, jolloin voidaan auttaa projektin vetäjää löytämään erilaisia ratkaisumalleja ja jotka palvelevat ennen kaikkea asiakkaan tarvetta. Samalla parannetaan myöhempää työn ja informaation hallintaa eli toisin sanoen säästetään aikaa ja rahaa. Kyseisten tilaisuuksien järjestäminen ja osanotto ei vie kovinkaan paljon aikaa kollegoilta, mutta hyöty saattaa olla todella suuri.

Jokainen tuntee lausahduksen  "asialliset hommat hoidetaan, mutta muuten ollaan kuin Ellun kanat". Olen aina tulkinnut tämän niin, että tehdään työt mahdollisimman hyvin, mutta yritetään löytää ne olennaiset asiat eikä jäädä ”viilaamaan lillukan varsia”. Näin uskoisin voitavan hallita kokonaisuuksia ja säästää sitä kallista aikaa, jota tarvitaan taas jälleen seuraavan sekamelskan selvittämiseen.

Niin, yksinkertaisia ajatuksia joka päiväisestä elämästä, kunhan ne vain huomataan.