Digitaalinen kiinteistöjohtaminen ei ollut minulle mikään itsestään selvä uravalinta, vaikka olen valmistunut merkonomiksi. Nuoresta asti olen tehnyt monenlaisia töitä ja opiskellut niiden ohessa esimerkiksi oppisopimuksella terveydenhuollon sihteeriksi ja rakennusinsinööriksi. Onnekkaasti työ sähköisten huoltokirjojen parissa löysi minut, pikemminkin kuin minä sen!

Pidän työssäni siitä, että jokainen päivä on erilainen. Teen sähköisiä huoltokirjoja sekä uudiskohteisiin että peruskorjaushankkeisiin, jolloin huoltokirjaa päivitetään uusilla tiedoilla. Tarjoamme asiakkaillemme myös jatkuvaa ylläpitopalvelua, jossa huolehdimme siitä, että huoltokirjasta löytyvät tuoreimmat tiedot niin tehdyistä korjauksista kuin uusista laitteistakin.

Paras palkinto on, kun tuttu asiakas tilaa meiltä huoltokirjan seuraavaankin kohteeseen.

Minusta erityisen palkitsevaa on huoltokirjojen ylläpito. Silloin pääsen näkemään, miten huoltoyhtiöt, isännöitsijät ja muut käyttäjät huoltokirjoja käyttävät. Tuntuu aina hyvältä kuulla, että huoltokirjan käyttäminen on helppoa. Paras palkinto on, kun tuttu asiakas tilaa meiltä huoltokirjan seuraavaankin kohteeseen. On hienoa pystyä helpottamaan muiden ihmisen työtä.

Emilia Rantanen kävelee hämärän toimiston käytävällä kohti valoisaa huonetta.

Sähköinen huoltokirja päihittää mapit ja excelit

Huoltokirja voidaan edelleen toteuttaa paperisena, ja teemmekin asiakkaillemme tarvittaessa sähköisiä mappirakenteita, jotka on helppo tulostaa. Sähköisessä huoltokirjajärjestelmässä on kuitenkin todella monia hyötyjä. Esimerkiksi seuraavat tai myöhässä olevat työtehtävät näkyvät käyttöliittymässä selvästi, jolloin mikään tehtävä ei pääse unohtumaan.

Sähköinen huoltokirja toimii myös tabletilla ja mobiilisovelluksena, joten se kulkee kaikkialla mukana. Kiinteistönhoitajat ja isännöitsijät näkevät jo aamulla kaikkien kohteidensa tilanteen ja mitä päivän aikana on luvassa. Se auttaa esimerkiksi varaosien tilaamisessa. Mitään tietoja ei tarvitse lähteä tarkistamaan tietyn tietokoneen Excel-taulukosta, saatikka tietyn talon lämmönjakohuoneen paperimapista!

Myös kiinteistönomistajat näkevät käyttöpäiväkirjojen ja tehtävien kuittausten kautta, miten huolto toimii.

Kaikissa alan johtavissa sähköisissä huoltokirjajärjestelmissä on mukana käyttöpäiväkirja. Kiinteistönomistajat, käyttäjät ja jopa asukkaat voivat tehdä sen kautta vikailmoituksia ja palvelupyyntöjä. QR-koodilla pääsee lomakkeelle, johon voi kirjata ilmoituksen esimerkiksi vuotavasta vesihanasta. Tieto välittyy suoraan huollolle, eikä pitkällistä sähköpostirumbaa tarvita. Vikailmoituksen tilaaja voi halutessaan myös seurata tehtävän hoitamista.

Myös kiinteistönomistajat näkevät käyttöpäiväkirjojen ja tehtävien kuittausten kautta, miten huolto toimii. Se helpottaa johdon arkisia tehtäviä, kuten ylläpidon seurantaa, suunnittelua ja raportointia.