Työn tekemisen tavat ovat murroksessa, ja monessa yrityksessä pohditaan keinoja reagoida muutokseen oikein.
Työelämästä ja työnsketelytavoista keskustellaan nyt enemmän kuin koskaan. Teknologia mahdollistaa tehokkaan etätyöskentelyn, mutta samalla on säilytettävä valinnanvapaus. Sitowisen hybridityömallin keskiössä ovatkin tilojen sijaan ihmiset.
Nyt tutkimukset osoittavat, että jopa 40 prosenttia ihmisistä on valmis vaihtamaan työpaikkaa, jos etätyöskentelystä luovutaan tai se kielletään.
Jyrki Kalavainen, Sitowise
Sitowisen konsultti Jyrki Kalavainen on kehittänyt organisaatioiden työskentelytapoja kansainvälisesti 2000-luvun alusta asti. – Paikkariippumattoman työskentelyn ajatus ei ole uusi, koska esimerkiksi San Franciscon Bayn alueella työmatkoihin voi kulua 3–4 tuntia päivässä, hän kertoo. Pandemia nosti työelämän murroksen pintaan myös Suomessa. – Taustalla vaikuttaa myös ilmastonmuutos. Suhtautumisemme liikkumiseen on muuttunut.
Vielä vuosikymmen sitten etätyöskentelyn kehitystä hidastivat internetin ja etätyötä tukevien ohjelmistojen haasteet sekä yleisen hyväksynnän puute. Nyt tutkimukset osoittavat, että jopa 40 prosenttia ihmisistä on valmis vaihtamaan työpaikkaa, jos etätyöskentelystä luovutaan tai se kielletään. – Viimeistään pandemia osoitti, että etätyöskentely onnistuu helposti ja tuottaa jopa hyötyjä, kuten tasapainoa työn ja vapaa-ajan välille.
Työelämän murrokseen kuuluu asynkronisuus, eli samaa työtä tehdään tiimissä eriaikaisesti joko kotona, toimistolla tai vaikkapa mökillä. Se haastaa työpaikoilla tiedonkulkua ja monia muita arjen prosesseja, jotka on rakennettu synkronista työskentelymallia ajatellen. Sitowisen tavoitteena on auttaa siirtymään hybridityöskentelyyn hallitusti ja kustannustehokkaasti.
Kun asioista on sovittu yhdessä esimerkiksi tiimisopimuksella, hybridityöskentely sujuu kuin viestijuoksu: kapula siirtyy ihmiseltä toiselle luotettavasti.
Jyrki Kalavainen, Sitowise
– Olemme kehittäneet selkeän prosessin, joka aloitetaan osallistavilla virtuaalityöpajoilla, Kalavainen kertoo. Työpajoissa kartoitetaan muun muassa organisaation strategiset tavoitteet ja työskentelytavat. Konsultit eivät kuitenkaan sanele, miten yhtiössä kuuluisi toimia. – Autamme johtoa ja työntekijöitä löytämään itse sopivimmat työn tekemisen tavat.
Työpajoissa luodaan erilaisia työprofiileja, koska ne antavat tilojen käyttöön joustoa ja huomioivat erilaiset ihmiset ja heidän tarpeensa. – Osa työntekijöistä haluaa oman nimetyn työpöydän ja toiset puolestaan varaavat mielellään vapaana olevan tilan käyttöönsä mobiiliapplikaatiolla.
Yksi asia unohtuu yllättävän usein: yhteiset pelisäännöt. – Sopimisen tärkein hyöty on luottamus, Jyrki sanoo. – Kun asioista on sovittu yhdessä esimerkiksi tiimisopimuksella, hybridityöskentely sujuu kuin viestijuoksu: kapula siirtyy ihmiseltä toiselle luotettavasti.
Sitowisen hybridityömallin erityispiirteenä on, että se keskittyy ihmisiin, sosiaalisiin normeihin ja työhyvinvointiin. – Jos huomiota kiinnitetään vain tilatarpeisiin ja teknologiaan, tärkein unohtuu. Pelkällä tilaoptimoinnilla voidaan jopa heikentää henkilökunnan hyvinvointia, Jyrki sanoo.
Hän toivookin, että organisaatioissa keskityttäisiin toimitilastrategian sijaan hybridityöstrategiaan. Silloin huomiota kiinnitetään tasapuolisesti ihmisiin, teknologiaan ja tiloihin. Lisäksi voidaan edistää laajempia strategisia tavoitteita. – Tänä päivänä yritysten arvomaailma ei ole työntekijöille yhdentekevä. Hybridityömalliin onkin hyvä nivoa organisaation laajemmat ympäristö-, kestävyys- ja vastuullisuustavoitteet. Ne luovat laatua myös työn tekemiseen.
Pilotointi on tärkeä osa hybridityömallin luomisprosessia. Tilaratkaisuja, teknologia-alustoja ja työprofiileja testataan ensin pienessä mittakaavassa. – Koko organisaatio siirtyy hybridityömalliin vasta, kun virheistä on opittu ja ymmärrystä kerätty riittävästi. Se säästää kaikkien hermoja, aikaa ja resursseja, Kalavainen korostaa. Myös pilottien suunnittelu asiakkaan kanssa ja tulosten jälkiseuranta toteutetaan asynkronista alustaa käyttäen ja luonnollisesti virtuaalisesti.
Hybridityöskentelyä testataan myös Sitowisen omassa organisaatiossa. – Kokeilemme uusia työn tekemisen tapoja itse, mikä kehittää hybridityömallia koko ajan eteenpäin. Kehitystyö vaatii laaja-alaista näkemystä, ja sitä meillä on niin teknologioista, toiminnan kehittämisestä kuin kestävästä kehityksestäkin.
