Tietosuojailmoitus

Viimeksi päivitetty 20.11.2020

1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Sitowise Oy
Linnoitustie 6, 02600 Espoo
tietosuoja@sitowise.com

2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Rekisterinpitäjä Sitowise Oy käsittelee henkilötietoja noudattaen soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) sekä tietosuojalaki (1050/2018).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

  • asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
  • sidosryhmien (toimittajat, muut yhteistyötahot) henkilötietojen käsittely
  • henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyviin tarkoituksiin, kuten tuotteiden ja palveluiden kehittäminen, tarjoaminen ja toteuttaminen.

3 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta riippuen rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys muodostuu mm. silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen liike- tai yhteistyötoiminnan yhteydessä.

4 Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää tietoja seuraavista henkilöistä:

  • Rekisterinpitäjän asiakkaista sekä asiakkaiden edustajista ja yhteyshenkilöistä
  • Rekisterinpitäjän alihankkijoiden ja toimittajien edustajista ja yhteyshenkilöistä
  • Hankkeiden sidosryhmistä

Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, kunkin edellä mainitun käyttötarkoituksen kannalta
tarpeellisia tietoja, kuten:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Edustettu taho
  • Rekisteröidyn itsensä antamat lisätiedot

5 Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti seuraavista tietolähteistä:

  • Suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen hoitamiseksi
  • Suoraan rekisteröidyltä itseltään muun yhteistyösuhteen osana
  • Julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (kuten internet ja kaupparekisteri)

6 Henkilötietojen vastaanottajat

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille (pl. hankkeen tilaaja), paitsi mikäli viranomaiset lainmukaisesti niin edellyttävät tai pakottavan lainsäädännön niin vaatiessa. Lisäksi rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa teknisen toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mahdolliset henkilötietojen siirrot toteutetaan aina soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

8 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat, tapauskohtaisesti sovellettavat oikeudet:

Oikeus Kuvaus
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään, henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tiedot, sekä poistamaan jonkin häntä koskevan henkilötiedon tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.
Vastustamisoikeus Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyen, silloin kuin rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää edellä esiteltyjä rekisteröidyn oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostin osoitteeseen tietosuoja@sitowise.com. Pyrimme vastaamaan sinulle mahdollisimman pikaisesti ja annamme tarvittaessa lisäohjeita tai esitämme lisäkysymyksiä pyyntösi johdosta.

Pyydämme huomioimaan, että ennen pyynnön toteuttamista meillä on oikeus ja velvollisuus varmentua henkilöllisyydestäsi, josta johtuen meidän on kyettävä tunnistamaan sinut riittävällä
tavalla.

Jos pyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme joko periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun pyydetyn toteuttamisesta tai kieltäytyä suorittamasta
pyydettyä toimea.

9 Henkilötietojen käsittely ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei käytä automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana henkilötietojen käsittelytoimintaa.

10 Yleinen kuvaus rekisterinpitäjän asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilötietorekistereihin on annettu pääsyoikeus rajatulle ryhmälle. Rekisterinpitäjä on antanut työntekijöilleen henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien ohjeet.

Tietojärjestelmien tietoturva on järjestetty asianmukaisesti erilaisia tekniikoita hyödyntäen. Rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

Rekisterinpitäjä tarkastaa henkilötietojen käsittelytoimintonsa ja niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin ja mm. arvioi henkilötietojen käsittelytoimintaan sisältyvät
riskit esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.

11 Lisätiedot

Mikäli sinulla on kysyttävää liittyen rekisterinpitäjän suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä tämän tietosuojailmoituksen alussa ilmoitetuilla yhteydenottotavoilla.

Tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 20.11.2020.